CREDITOS Y COBRANZAS

ANALISIS DEL DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBRANZAS

 

             ASPECTOS GENERALES DEL CRÉDITO Y LAS COBRANZAS

       El Departamento de Créditos y Cobros: tiene como finalidad programar, organizar y ejecutar todo el trabajo relacionado con el manejo de la cartera de crédito de la empresa, logrando efectividad en los cobros y procurando reducir al mínimo el tiempo de las cuentas por cobrar.

       Una de las funciones de la empresa es establecer valor, pero además maximizarlo lo mejor posible, a través del uso eficaz de los recursos económicos. Los capitalistas deben saber manejar su industria y prevenir las crisis, ya que al instante de ser sorprendidos, sus activos pudiesen verse afectados.

      Para impedir esta situación, es aconsejable llevar a cabo un procedimiento de valuación con el propósito de que cada accionista esté enterado de las decisiones que se tomen en materia de inversión, venta de comercialización, financiación, operaciones, beneficios, entre otros aspectos.

                                                     CONCEPTO DE CREDITO

      El crédito es un convenio que realizan las compañías, entregando mercancías o servicios a cambio de una promesa de pago futura entre las partes acordadas. Pagadera esta en un periodo de tiempo determinado.

                     IMPORTANCIA DEL CREDITO EN LA EMPRESA

Las empresas, gracias a los créditos pueden realizar proyectos e inversiones que le permitan mejorar su productividad y sus ingresos. Con el otorgamiento de crédito pueden aumentar el consumo de las personas y de estas formas activar el sistema productivo del país.

El manejo de los créditos es de significativa importancia en todas las empresas, concediéndoles grandes beneficios como son:

·         El incremento en el volumen de ventas.

·         Aumento en las utilidades de la compañía.

·      Aumentos en la elaboración de bienes y servicios, y como resultado una rebaja de los costos unitarios.

·   Elevación del consumo, reconocer que determinados sectores socio-económicos obtengan bienes y servicios que no quedarían  a su alcance si tuvieran que pagarlos de contado.

POLÍTICAS DE CRÉDITO 

 

    Es el conjunto de medidas que surgen con  los principios que rigen los créditos en una empresa, estos determinan lo que se ha de utilizar ante un proceso concreto para obtener resultados propicios para la misma. Al mismo tiempo dar las pautas para establecer si debe otorgarse el crédito a un cliente.

 Las políticas de créditos son reglas que norman la actuación y que acatándola permite lograr los fines propuestos. También  Las políticas de crédito pueden ser duras o blandas. Otros las llaman estrictas o amplias, también conservadores o liberales, restringidas o abiertas.

El primer caso se trata de créditos que para ser otorgados se exigen requisitos difíciles y que se otorgan bajo condiciones exigentes. En el segundo caso se trata de políticas accesibles.

                                                        PERIODO DE CREDITO

Toda organización que tiene como técnica el otorgamiento de crédito debe tomar medidas básicas estableciendo un tiempo para la recuperación de su inversión. El periodo de crédito se utiliza para establecer el número de días o amplitud de crédito comercial que se otorga a clientes para pagar totalmente el importe de su compra, sin disminución de las utilidades o rentabilidad de la empresa. También podemos decir, es el periodo que se concede para saldar el valor de los bienes o servicios vendidos o proporcionados a crédito. 

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA POLÍTICA  CREDITICIA

Las principales características de política de crédito son:

·         Evitar riesgos innecesarios e irracionales.

·         Realizar una vigilancia persistente sobre las cuentas por cobrar.

·        Promover rápidos y efectivos esfuerzos de cobro y reaccionar rápidamente ante las sospechas de peligro que marcan la posibilidad de la pérdida de una cuenta.

CUALIDADES DE LAS POLÍTICAS DE CREDITO

Las cualidades de las políticas de crédito pueden ser:

·         Claras

·         Uniformes

·         Flexibles

·         Adaptables

·         Rutinas eficientes

 

FORMULARIO PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

Es un documento en papel o en pantalla, elaborado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre comercial, RNC, teléfonos, dirección, referencias bancarias, y comerciales, etc.) en las áreas del documento predestinadas a ese propósito para ser almacenadas y procesadas posteriormente.

COMPRABANTES DE CREDITOS

1.    Solicitud de crédito: esta inicia la operación de crédito. Es el primer paso en el proceso y contiene todos los datos personales del cliente.

2.    Factura: documento que muestra el carácter, la cantidad, el costo, las condiciones, la forma de entrega y otras particularidades de las prestaciones o servicios prestados.

3.    Confirmación de saldo: es la aprobación de la existencia e importe de la cuenta de un cliente. La misma usualmente toma forma de una solicitud y un acuse de recibo escrito, pero también puede observarse verbalmente o mediante observación directa.

4.    Acuse de recibo: es la comprobación de que el cliente recibe los documentos enviados donde se detallan los consumos de este. El cliente debe firmar y sellar este documento como recibido.

5.    Antigüedad de saldo: análisis de los elementos de las cuentas por cobrar individuales, de acuerdo con el tiempo transcurrido desde las fechas de facturación o de vencimiento.

6.    Ajuste: se aplica cuando se quiere dar un precio o cuando hay alteración en alguna factura.

EVALUACIÓN DE LOS CLIENTES

La evaluación de los créditos y su otorgamiento se establecen siempre a través de un espacio o departamento de créditos y cobranzas, el cual asumirá algunas funciones especificas dentro de la organización o empresa.

ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA EL ANÁLISIS CREDITICIO.

·         Antecedentes crediticios del solicitante.

·         Consecuencias colaterales que pueda tener el otorgamiento del crédito.

·         Posibilidad de liquidez para responder al crédito.

·         Situación en la que se encuentra la persona solicitante.

 

 CONCEPTO DE COBRANZA

 

 Las cobranzas son las entradas de efectivo que se perciben de los créditos otorgados a los clientes por intercambio de bienes o servicios en su vencimiento.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS

Las diferentes formas de cobro que aplique una organización están determinadas por su política frecuente de cobranza. Cuando se efectúa una venta a crédito otorgando un plazo prudente para su pago, es con la espera de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar así el margen de utilidad señalado en la operación. En materia de política crediticia se pueden diferenciar tres tipos de políticas, las cuales son: políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.

  MODALIDADES DE COBROS

Usualmente se realizan diversas modalidades de tácticas de cobro. A medida que una cuenta caduca, la gestión de cobro se hace más especial y más estricta. Los procesos fundamentales de cobro que se utilizan en el orden que usualmente se persiguen para dicha gestión son: Cartas, llamadas telefónicas, utilización de agencias de cobros y procedimiento legal.

 ETAPAS DE LA COBRANZA

Dependiendo del tiempo transcurrido del no cumplimiento del pago de determinadas cuentas por cobrar tienden a caer en dos diferentes etapas prejudiciales y judiciales.

RIESGO  CREDITICIO

El riesgo de crédito está relacionado con la incertidumbre sobre los créditos aprobados a terceros y la recuperación de estos en los términos acordados por la empresa, tratando de evitar la morosidad del ejercicio de las cuentas por cobrar.

CLIENTES MOROSOS: son aquellos que no pagan al vencimiento de sus deudas, aunque es posible que paguen después.

FACTORES QUE DETERMINAN EL RIESGO EN LAS EMPRESAS

Estos se clasifican según su ámbito en factores internos y externos:

Factores Internos: estos dependen en forma directa de la administración adecuada y capacidad de los directivos de la empresa.

Factores Externos: en estos influye la inflación, cambio de la moneda, la tasa de interés, todo lo que pueda afectar la capacidad y liquidez de los prestatarios.